有临
2022.06.30
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有临医药CRA 倪进辛
凡事预则立,不预则废，在日常工作或者中心监查时，会有突发事件并联系到你，这时你的短期记忆突然被打断并会接受打断者向你传递的信息，事情让你应接不暇。如何重新拿回自我选择的权利呢？
通过时间管理的方法——“四象限法则”，掌握主动权！
四象限法则概念：四象限法则是美国管理学家斯蒂芬·科维提出的一种时间管理方法，主张对事情按重要和紧急两个维度划分，把事情分为"重要且紧急”、“重要且不紧急”、“紧急且不重要”、“不紧急且不重要"四个象限。四象限法则是有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。
第I象限：快速优先处理；制作计划，减少此类事件的发生，判断出事情的重要和紧急程度，进行划分处理，是否可以分类到其他的象限中，要勇敢说“不”，“不”不是不做，是换一个时间进行处理。
第II象限：有计划的去做，对计划的拆解是关键，重点投入的是要把日常工作划分到第二象限（重要且不紧急）中，有效地管理工作提前做好计划（需预留机动时间），并按照计划进行执行，如未能执行需进行复盘，可以拉长时间线、以第三人称视角进行复盘总结。
第III象限：选择性去做，是否有人可以代替完成，是否可以找出事情的规律，快速处理。
第IV象限：减少时间做。
以研究中心监查为例，如何有条不紊地完成监查？
1.现因疫情原因，需提前咨询来院要求，做好准备；
2.与研究者以及CRC沟通监查时间，并请其在on site前协助完成本次监查资料的整理；
3.完成监查访视确认函及出差申请；
4.回顾并整理上次监查所产生的遗留问题；
5.整理此次待递交的文件，如需与机构、伦理沟通，提前约定时间进行拜访；
6.监查前再次确认项目组最新要求及Q&A，是否需要对中心人员进行培训，并整理相关文件；
7.将EDC数据导出，查看需要SDV的页面。同时了解受试者在组情况；
8.完善监查所用的电子监查工具-V3.0中的各个模块；
9.提前预定HIS溯源时间；
10.如需拜访研究者，进行提前预约；
11.准备相关的工作工具用品。
针对不同象限， 接下来给大家分享2个案例
例1 在on site过程中，项目组临时有新要求，次日下班前完成XXX track表，其中track表中需要填写的信息比较多，且需要各中心人员进行配合确认，怎样应对？
A. 确认track信息中的内容，哪些信息可以用已有的监查track进行填写；
B. 请CRC协助确认部分信息，并预留时间给自己汇总；
C. 利用每日预留的机动时间进行填写；
D. 总结复盘，是否需要增加监查track的信息项，紧急的track是否存在有一定的规律性或周期性，提前准备好相关信息，与项目组沟通，提前完成；
例2 on site期间，有临时紧急会议，需要参加并汇报相关情况，如何处理？
A． 确定会议时间，确认会议的重要和紧急程度的优先级；
B． 协调on site的工作顺序，预留会议时间，尽量压缩该会议时间；
C． 对会议内容是否已知晓，跟会议发起者沟通是否可以提前汇报；
D． 提前沟通知晓会议目的，是否可以安排其他时间学习会议内容；
E． 针对会议内容及紧急程度情况进行复盘，是否可以在日常工作中，提前准备好相关信息。
案例总结
1. 监查前准备工作要充分，以便来评估监查所需时间；
2. 遇到紧急工作任务，考虑项目进展情况、site特殊要求、日常培训、工作任务紧急程度，结合实际情况进行调整个人日程，预留机动时间，并节省监查的时间；
3. 监查前排列好本次监查所需要做事情的主、次工作内容；
4. 协调可用资源协助完成部分工作；
5. 可以根据项目、中心指定计划、timeline、月度KPI，避免由主观因素把重要不紧急的事情，变成重要且紧急的事情。
如果在工作中发生紧急事件，按照重要性和紧急性将事件分类到象限中，分辨轻重缓急，便可有效管理自己的时间，让工作按部就班的进行。
在“The 7 habits of highly effective people”这本书中指出有效管理是把握重点的管理，需根据以“要”为主的原则，优先管理重要且紧急的事件，同时也要减少此类事件的发生，把更多的时间投资在“重要不紧急”的事件中，有兴趣的小伙伴可以自己查阅。
图难于其易，为大于其细。天下难事，必作于易，天下大事，必作于细。
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